Ya sea que trabaje solo o como parte de un gran equipo, todos buscan formas de aumentar la productividad. Te sentirás menos estresado y harás más cada día. Veamos cuánto puedes cambiar en 30 días, te sorprenderás.
Entonces, ¿cómo lo haces? Primero, cambiar cualquier hábito requiere práctica. Hacer algo una vez no lo hace parte de una nueva rutina. Tienes que hacerlo repetidamente; Hazlo parte de quien eres. Aquí, tenemos 30 consejos para ayudarlo a ser más productivo dentro de 30 días.
No vas a hacer todas estas cosas a la vez. Comience con uno o dos, una vez que sean parte de su rutina integrada, agregue otro cambio y construya lentamente hasta que se sienta como su yo más productivo. ¡Buena suerte!
1. Comience cada día con un plan
Entrar a la oficina sin rumbo cada día no va a hacer nada para que tenga ganas de trabajar. Debes comenzar cada día con un plan de acción.
Escribe una lista a primera hora de lo que quieres lograr hoy. (Para algunos, es preferible escribir la lista la noche anterior). Incluya tareas que pueda eliminar de manera eficiente, así como proyectos más complejos.
Sé realista sobre el tiempo. No empaque su lista de tareas si tiene un día lleno de reuniones. Obtendrá más resultados si la lista es factible y no es intimidante o abrumadora.
2. Levántate antes
¿Por qué siempre estás corriendo con el pelo en llamas? Resuelve la sensación de llegar tarde ajustando tu reloj un poco antes.
No todo el mundo está programado para comenzar el día a las 5 a.m., pero probablemente pueda darse el lujo de levantarse unos minutos antes. Comience por no presionar el botón de repetición. Levántate inmediatamente cuando suena la alarma. Esos nueve minutos adicionales de sueño interrumpido te hacen sentir aturdido (e interrumpe al resto de tu pareja o compañeros de casa).
3. Trabaja un sudor
La actividad física puede hacerte más productivo y energético a lo largo del día, no solo durante las horas de ejercicio. Y está respaldado por la ciencia.
Encuentre una actividad que le guste: suba a una bicicleta, salga a correr o camine, vaya al gimnasio y cosechará los beneficios de ese ejercicio durante todo el día. Si bien hay algunas pruebas científicas de que la mayoría de las personas se benefician con el sudor de la mañana, obtendrás el beneficio para estimular el cerebro sin importar cuándo hagas ejercicio.
Ponlo en tu calendario si es necesario.
4. Tener una tipografía Go-To (o 10)
Uno de los mayores éxitos de diseño en tiempo puede ser buscar una tipografía. Para los clientes que no vienen con una paleta de tipos, inicie el proceso de diseño con un tipo de letra de acceso.
Tenga una paleta sólida de familias de tipos y estilos que puede incluir para crear un estado de ánimo o sentir el diseño sin restregar las fuentes por horas. La mayoría de los clientes pueden ver los matices entre dos opciones de ronda sans serif, comience con sus opciones de acceso para saber si está en la misma página cuando se trata de construcción de tipos y jerarquía.
Luego, puede recorrer las opciones de tipo más adelante en la línea (si tiene tiempo o desea cambiar las fuentes más adelante).
5. Experimentar con constructores de sitios web
No tienes que comenzar cada proyecto de sitio web desde cero cada vez. Considere utilizar un creador de sitios web para ciertos tipos de proyectos:
- Sitios web personales o blogs
- Construcciones de páginas web simples o simples.
- Sitios web de empresas de nueva creación con pequeños presupuestos.
- Sitios web con simples necesidades de comercio electrónico (solo algunos productos)
Aquí hay otro ahorro de tiempo: hay muchos creadores de sitios web para elegir. Hosting Facts tiene un resumen y una revisión de las diez mejores opciones de creación de sitios web.
6. Crear un espacio de trabajo dedicado
Freelancers: ¿Sigues trabajando en la mesa de la cocina? ¿O arrastrar su computadora portátil de una cafetería a otra? Necesita un espacio de trabajo dedicado.
Cree un espacio para una oficina en el hogar, o un área de escritorio que sea completamente para el trabajo, como mínimo, o considere mudarse a un espacio de coworking. Necesitas un lugar para que cuando te sientas, estés en modo de trabajo. Mezclar áreas donde come y trabaja o duerme y trabaja o juega con los niños y el trabajo lleva a distracciones. Eso es un asesino de productividad significativo.
7. Aprender realmente cómo usar software y herramientas
¿Es usted competente con las herramientas que usa todos los días o sabe lo suficiente para hacer el trabajo? Tomarse un poco de tiempo para aprender los entresijos del software y las herramientas que usa todos los días puede hacerlo mucho más eficiente.
Tome una clase con un instructor certificado en su área o invierta algo de tiempo en un conjunto de tutoriales en línea para aprovechar al máximo las herramientas disponibles. (Esta pequeña parte de la educación también lo ayudará a determinar si está utilizando las mejores herramientas para el trabajo).
8. Declutter su espacio de trabajo
Limpia tu escritorio Deseche todos los contenedores de comida para llevar y las tazas de café vacías. Recoger y tirar papeles que ya no necesites.
Haz que sea lo último que hagas cada día. Limpiará todo el producto de trabajo del día de su escritorio, lo que le permitirá cerrar tareas completas y le dará una idea de dónde retomar el trabajo.
También entrarás a un espacio limpio y organizado cada día. La falta de desorden ayuda a las personas a sentirse establecidas y enfocadas en las tareas en cuestión, sin preocuparse por el desastre que tienen delante o por los misterios (o plazos no cumplidos) acumulados en toda esa basura.
9. Utilice la regla de correo electrónico de 5 minutos
El correo electrónico puede ser una de las partes más abrumadoras de tu día. Nunca deja de venir. Si sientes que tu bandeja de entrada está fuera de control, prueba este truco.
- Reserve horas específicas del día para consultar el correo electrónico: una vez cada hora o dos horas, si puede.
- Para los correos electrónicos que puede completar la tarea y responder en 5 minutos, hágalo ahora.
- Para todos los demás correos electrónicos, márquelos y guárdelos para una lista de tareas de correo electrónico más tarde en el día.
10. Invertir en una gran silla
Una gran silla (o tapete o taburete para todos los que usan un escritorio de pie) puede hacer que se sienta cómodo, moviéndose a través de las tareas con facilidad.
Los estudios han demostrado que los empleados que están cómodos son más productivos. Si está cambiando constantemente en una silla incómoda o esforzándose para alcanzar el teclado debido a una estación de trabajo que carece de ergonomía, es hora de renovar el escritorio. He aquí por qué funciona: no te distraes con las cosas que te molestan, lo que te da más tiempo para concentrarte en el trabajo.
11. ¿Mantener una lista? y apégate a ello
Los líderes productivos a lo largo del tiempo han predicado el valor de tener una lista de tareas pendientes. Sin embargo, más importante que una lista de tareas pendientes, es una lista realista de tareas pendientes.
Crear tareas y plazos que sean alcanzables. Mantenga una lista en papel que pueda ver o cree un diario de viñetas (que puede aumentar la creatividad) o use una aplicación para realizar un seguimiento de su lista digitalmente. La clave de cómo mantener una lista es crear algo que realmente usará y verificará a lo largo del día.
Una lista de verificación útil puede mantenerlo concentrado en las tareas y ayudarlo a priorizar en qué debe centrarse a continuación, mientras le da una idea de cuánto tiempo tiene para dedicar a tareas específicas.
12. Trabajar en bloques de 90 minutos
Crear un ciclo de trabajo. Divida las tareas en bloques de trabajo de 90 minutos con una pausa de 10 a 15 minutos entre bloques.
Y usa bien esos descansos. Levántese, camine y despeje su mente para que pueda comenzar cada nuevo bloque de trabajo actualizado y renovado.
13. Reserve un día para reuniones
Uno de los mayores asesinos de la productividad son las reuniones. La gente llega tarde, no sea esa persona, el tema se desvía del rumbo o no existe una agenda real, y puede quedarse atascado con inusuales períodos de tiempo entre reuniones que le impiden hacer algo.
Elija un día a la semana, o cada dos semanas si puede, y apile las reuniones en un día. Al tener sesiones consecutivas, se asegurará de que esté a tiempo y sobre el tema, y perderá menos tiempo sabiendo que el día es solo para reuniones, y que los días de la semana restantes no se agotarán.
14. De pie durante las reuniones
Mientras piensa en maneras de hacer que las reuniones sean más eficientes, no se siente. Las reuniones permanentes fomentan la creatividad y ayudan a los participantes a enfocarse y llegar al punto.
Organice reuniones en un lugar central y pida a los participantes que dejen sus teléfonos para hacer que las conversaciones sean más centradas y productivas.
15. Establecer metas diarias / mensuales / anuales
Siempre debe trabajar con tres niveles de objetivos en mente: Diario, mensual y anual.
Para ser su yo más productivo, tenga en mente estos objetivos mientras trabaja. ¿Estás haciendo cosas que contribuyen a estos objetivos? Si no, ¿por qué haces lo que estás haciendo?
Cada vez que te encuentres perdiendo el tiempo en las redes sociales, pregúntate cómo contribuye a tus objetivos. Te sorprenderá lo útil que es este pequeño truco cuando se trata de mantener el enfoque.
16. Trabajar durante las horas pico
¿Eres un madrugador o un búho nocturno? Guardar tareas difíciles o trabajos que requieren muchas horas mentales para sus horas pico de trabajo lo ayudará a hacer el trabajo con más facilidad porque está trabajando con sus ritmos naturales.
A veces, lo más difícil es descubrir exactamente cuál es esa hora del día para usted y hacer que el resto del mundo laboral coopere con sus horas pico.
Una vez que encuentre sus horas pico, hable con su jefe sobre cómo puede usar este tiempo para su ventaja. (Freelancers, ajustar sus horarios de trabajo en consecuencia.)
17. Use auriculares para entrar en la zona
Ya sea que quiera escuchar música mientras trabaja o no, usar audífonos para ayudarlo a ingresar a la zona sirve como una señal a los demás de que está trabajando duro y que deben dejarlo en paz.
Seriamente. Ni siquiera tiene que encender su música para obtener tiempo de trabajo ininterrumpido. (Simplemente no le digas a nadie sobre tu pequeño secreto).
18. Desactivar las notificaciones durante las horas de trabajo
Use las funciones de No molestar en momentos del día que sean opuestos a lo que podría pensar. Utilícelos durante las horas de trabajo en lugar de por la noche para silenciar las notificaciones que pueden distraerle de lo que necesita hacer.
Configurar múltiples? Oscuro? los períodos a lo largo del día y permiten que las notificaciones lleguen a una hora específica, o simplemente desactiven las notificaciones y solo revisen el correo electrónico, las redes sociales y las aplicaciones con intención.
19. Eliminar las tareas difíciles temprano
Cuando se trata de grandes trabajos o cosas que no quieres hacer en particular, no te demores. Haz esas cosas primero.
Sentirá una gran sensación de logro si realiza tareas desafiantes fuera del camino temprano, allanando el camino para mantener ese impulso durante todo el día.
También hay un efecto secundario en las tareas difíciles. Nada hace más feliz a un cliente que obtener una prueba a primera hora de la mañana, mientras que también están frescos. Puede llevar a una mejor retroalimentación y hacer que los clientes se sientan importantes al trabajar primero en su proyecto y no lo presionaron hasta el final del día.
20. Cultivarlo
Hay algunas cosas en las que eres bueno y otras en las que eres grande. Posee esos trabajos.
Pero para todo lo demás, para cualquier tarea en la que no sea un experto, externalícela. No pierdas el tiempo tratando de ser bueno en la contabilidad si eres un diseñador; contratar un CPA. No pierdas horas desarrollando una aplicación si no eres bueno construyendo para pantallas pequeñas; reclutar un desarrollador de aplicaciones.
No hay vergüenza en pedir ayuda. Será más productivo si dedica tiempo a trabajar en cosas que sabe hacer y forma parte de su conjunto de habilidades básicas.
21. Deja atrás grupos sin sentido
Corte lazos con grupos, organizaciones profesionales y reuniones de redes que no contribuyen a su éxito general.
Demasiados grupos simplemente giran sus ruedas con misiones sueltas o ineficaces. Un capítulo local de una organización nacional no es útil si solo seis de ustedes asisten a las reuniones y nunca hacen nada más que leer una agenda.
Ahorre tiempo para grupos con significado y personas con las que desea específicamente invertir y trabajar. Recupere algunas horas cada mes reduciendo el peso organizativo muerto. (Aproveche ese tiempo para colarse en un entrenamiento o emprender un proyecto de pasión que lo energice).
22. Invertir en kits de interfaz de usuario y conjuntos de iconos
¿Cuántas veces has redibujado o descargado un ícono de Facebook?
Espera, antes de pasar una hora agregándolo a los dedos de las manos y pies, solo descarga un kit que te guste. Úsalo siempre. Un simple conjunto de iconos estándar puede ser un salvavidas.
Lo mismo ocurre con muchas otras herramientas de interfaz de usuario estándar. Botones, flechas, efectos de desplazamiento: no tiene que reinventar la rueda cada vez que tenga tantas opciones disponibles.
23. Conviértete en un experto
Es fácil moverse a través de las tareas que conoce bien con facilidad. Para diseñadores y profesionales independientes, esto es más que aprender software: aprender un negocio o sector.
Aprender el idioma de un tipo de negocio y los trabajos de diseño que realiza dentro del sector serán similares en cuanto a alcance y necesidades del cliente. Construir sitios web para consultorios médicos, gimnasios o veterinarios. Enfóquese en un nicho y podrá anticipar las necesidades de los clientes, qué funciona y qué no, y consideraciones especiales en ese campo. (A los clientes les encanta cuando puedes planificar problemas antes de que se conviertan en problemas).
Puedes ser un experto en múltiples áreas. Es increíble la rapidez con que los proyectos se unen para clientes que tienen algunas similitudes. (Solo tenga en cuenta las revelaciones del contrato que pueden prohibir el trabajo con competidores).
24. Automatizar donde sea posible
No hay vergüenza en automatizar tantas tareas como sea posible. Y si bien la automatización no significa que pueda descuidar por completo estas tareas, no tiene que monitorearlas tanto.
- Utilice un software de facturación que realiza un seguimiento de los pagos y agrega cargos por demora y reenvía las facturas vencidas.
- Programa publicaciones de redes sociales o crea un bot para responder consultas comunes.
- Crea calendarios integrados para que todos estén en la misma página.
- Guarde los archivos en la nube para que los miembros del equipo puedan acceder a los archivos desde cualquier lugar. Agregue una copia de seguridad automática para no tener que preocuparse por perder información valiosa.
- Cree documentos de preguntas frecuentes para clientes con instrucciones de carga y descarga de archivos para que no tenga que volver a escribirlos cada vez.
- Desarrollar una propuesta de proyecto / plantilla de línea de tiempo para las cotizaciones.
25. Aprende a decir no
Solo di no.
Sabes una tarea o idea fallida cuando la escuchas. Conoces esos proyectos o reuniones que solo van a absorber el tiempo de tu día. Aprenda a rechazar estas invitaciones con gracia y haga un punto para hacerlo.
26. Crear un sistema de archivo
Guarde archivos, carpetas y capas de la misma manera con cada proyecto cada vez. De esa manera, siempre sabrás dónde están las cosas y cómo encontrarlas rápidamente.
Es demasiado fácil perder el tiempo buscando lo que has hecho con ese proyecto porque lo guardaste con un nombre de archivo extraño o en una ubicación extraña.
No estoy seguro de por dónde empezar con la presentación. Piensa en grande y luego estrecha en:
- Carpetas por cliente y año.
- Carpetas de estilo universal y elementos de diseño por cliente.
- Carpetas para cada proyecto.
- Carpetas por fecha límite.
- Archivo todo el material terminado en un? Cerrado? carpeta cuando un proyecto está completo.
27. Fomentar las relaciones con los clientes
Gestionar las expectativas, responder a las solicitudes de manera eficiente y comunicarse abiertamente puede hacer que los clientes estén más contentos. Los clientes más felices pasan menos tiempo llamando, enviando correos electrónicos y exigiendo información porque se sienten fuera del circuito.
Cuando tienes una relación estable con un cliente, confían en dejar el proyecto en tus manos. Menos preocupación significa menos tiempo dedicado a garantizar al cliente que todo está bien, lo que le da más tiempo para realizar el trabajo real.
Al mismo tiempo, use clientes para ayudarlo a mantenerse responsable si tiene dificultades con los plazos o los objetivos de la reunión. Dígales cuándo esperan recibir noticias suyas y qué actualizaciones deberían estar disponibles en ese momento. (Esto puede ser un gran incentivo para hacer las cosas de manera eficiente y puntual).
28. Establecer rutinas de trabajo y flujos de trabajo.
Mientras más tiempo haga lo mismo, mejor (y más rápido), será la próxima vez que lo haga.
Cree rutinas para cosas en las que no tiene que pensar: cómo llega al trabajo, cómo y cuándo prepara su café o almuerzo, etc. Cree rutinas para los flujos de trabajo y para acelerar la eficiencia.
Según Lifehack, tener una rutina te mantiene enfocado al obligarte a pensar en tres cosas:
- Lo que quieras.
- Cómo conseguirlo.
- Cómo agregar esa actividad a tu horario.
29. Duerme un poco más
Si bien la cantidad exacta de sueño requerida puede variar según la persona y el nivel de actividad, es un hecho bastante bien documentado que la mayoría de las personas no duermen lo suficiente de manera regular. Te permite unos minutos más de kip cada noche.
Y si no puedes encontrar más tiempo para dormir; Intenta mejorar la calidad del tiempo de sueño.
- Evite las pantallas a la hora de acostarse. Apague su teléfono, tableta y televisión.
- Configura la alarma para el momento en que específicamente necesitas levantarte, no asumas que presionarás el botón de pausa por 30 minutos adicionales.
- Establezca un horario de sueño consistente, vaya a la cama y levántese a la misma hora todos los días, incluso en días no laborables.
30. recompénsate a ti mismo
Recompénsese por completar tareas, terminar proyectos o alcanzar hitos. Incluso las recompensas más pequeñas, como dar un paseo por la tarde si terminas todo en la lista de tareas de la mañana, pueden fomentar la productividad.
Del mismo modo que tiene diferentes niveles de objetivos, cree diferentes niveles de recompensas personales para que trabaje y sea productivo porque así lo desea. Nada puede superar ese nivel de satisfacción personal, y sabes que apreciarás la recompensa.