El papeleo aburrido es uno de los males necesarios de ser un diseñador independiente.
Simplemente no hay forma de evitarlo, si desea realizar un seguimiento y administrar los pagos de los clientes, tendrá que configurar un sistema de facturación. Sin embargo, no todas son malas noticias; la parte divertida es que realmente puedes diseñar una factura personalizada.
Hoy pasaremos por el diseño de una factura desde cero. Estaré lo más a fondo posible e incluiré todo lo que necesita saber, desde los conceptos básicos absolutos hasta las funciones avanzadas e incluso un poco de teoría de diseño.
Los basicos
Vamos a empezar con la estructura desnuda. En primer lugar, su factura debe caber en una hoja de papel estándar (8.5 "x 11" o viceversa) para que el cliente pueda imprimirla sin ningún problema. Lo más probable es que lo mantengan en formato digital, pero por conveniencia es mejor seguir con el formato de letra estándar.
A continuación, debe incluir su nombre (o nombre de la empresa) e información de contacto básica. Querrá ser minucioso e incluir su dirección física, dirección de correo electrónico, número de teléfono y cualquier otra cosa relevante. A menos que tenga una buena razón para ocultar esta información a un cliente, todo debe estar allí para fines de contabilidad y registro (para su beneficio, no para usted).
También querrá incluir la fecha de la factura, así como un número de factura. No es necesario crear un número de factura, pero es útil tanto para su sistema de archivos como el de su cliente. La forma de crear un sistema de numeración de facturas depende completamente de usted. Simplemente puede ser la fecha reducida a números o un recuento básico (001, 002, 003? 110, 111, 112) del número de facturas que ha enviado ese año.
Transmitir su marca y estilo
Obviamente, dado que en realidad eres un diseñador, debes diseñar tu factura para que se ajuste a tu marca personal o corporativa. El objetivo principal es hacerlo funcional, pero un objetivo secundario importante es hacerlo atractivo.
Cómo aplicar su marca específica depende de usted. Le sugiero que se inspire en algo que ya ha creado, como un sitio web, membrete o tarjeta de presentación. Utilicé el sitio web Design Shack como punto de partida para la inspiración de color y la elección de la fuente y encontré el siguiente encabezado:
Es simple, pero hace el trabajo y definitivamente transmite el aspecto clásico y antiguo de nuestro sitio web. Para agregar un poco más de estilo, lancé un vector giratorio en la esquina inferior derecha. Es funcionalmente superfluo, pero agregará un poco de diversión al producto final sin distraerse demasiado del contenido principal. Tenga en cuenta que he reducido la transparencia en una cantidad justa para que no sobresalga tanto.
Rejilla legible
A continuación, necesita un área para enumerar para qué está facturando al cliente. Incluso si está facturando por un solo proyecto, divida su tiempo en secciones para que su cliente pueda ver claramente lo que le pagan por hacer. A veces, un solo número de artículo con un total le hará ganar una llamada indignada de un cliente que le exige saber por qué le está pagando tanto. Es mucho más probable que se acepte el total si deja muy claro cuánto trabajo hizo.
El objetivo aquí es información clara y legible. Recomiendo usar rayas de cebra o una cuadrícula visible para aumentar la legibilidad. Para más inspiración en las grillas legibles, echa un vistazo a nuestra publicación sobre la creación de tablas geniales.
Hacer espacio para descripciones detalladas
A menudo es el caso que la solución de cuadrícula anterior es un paso en la dirección correcta, pero no es suficiente. Algunos diseñadores y / o clientes prefieren una descripción detallada de cada línea de pedido. En estos casos, simplemente construya una fila entre cada elemento con una altura adicional en él. En el siguiente ejemplo, decidí mantener el método de división de cebra y sangrar la copia de la descripción para mantener el contraste entre los dos.
Tenga en cuenta que también he añadido un total grande, audaz. Este número probablemente será la información más importante para el remitente y el destinatario de la factura. En consecuencia, no sirve de nada ocultarlo. Haz que destaque para que el lector pueda captarlo de un vistazo.
Tiempo límite de pago
Este es importante. Algunos pueden ver una fecha límite de pago en una factura de diseño como presuntuosa o grosera, pero considero que es una necesidad si está facturando a un cliente con el que no ha trabajado mucho en el pasado. Eres un profesional y no debes dejar que nadie te trate de otra manera. Si ha realizado el trabajo satisfactoriamente, entonces merece el respeto de una fecha de pago definida. En la mayoría de los casos, al diseñador se le presenta una fecha límite para la obra de arte y, por lo tanto, es completamente razonable otorgarle al cliente una fecha límite para el pago. Solo asegúrate de que esto no sea una sorpresa para ellos. Debe configurar una guía estándar, como "todos los pagos dentro de una semana a partir de la fecha en que se recibió la factura". y presente esta información al cliente antes de comenzar cualquier trabajo.
Nuevamente he optado por un elemento de diseño simple, pero lo he hecho lo suficientemente audaz como para destacar. No desea que se mezcle demasiado, por lo tanto, le da a alguien una buena excusa para decir que no lo vio.
Hacer las condiciones de pago claras
Junto con la fecha de vencimiento de su pago, debe incluir cualquier requisito específico que tenga con respecto al pago. Esto incluye cualquier texto general para reforzar la fecha de vencimiento, sus formas de pago preferidas y aceptadas, su política con respecto a cheques sin fondos, etc.
Lo que pones aquí depende completamente de ti. Desea ser breve pero lo suficientemente exhaustivo como para asegurarse de estar cubierto en caso de una discusión o situación indeseable. A medida que trata con más y más clientes, querrá revisar esta sección para adaptarse a los escenarios con los que se enfrenta con frecuencia.
También incluí un área amigable e informal para cerrar la sesión. Este es un gran lugar para notas sobre trabajos específicos, etc.Las facturas pueden ser un poco frías e informales, no tenga miedo de infundir un poco de amistad personal.
Diseño completado
Eso es todo al respecto. Sin duda, tendrá algunas áreas personalizadas de información que incluir, pero que cubren su factura típica de diseño. Echa un vistazo al producto terminado a continuación.
Una pequeña teoría del diseño
He estructurado el diseño de la factura de manera muy deliberada para influir en el lector. Hay tres partes principales de información que queremos que el cliente note: de quién es, cuándo se debe y por cuánto. Todo lo demás es ciertamente importante, pero en última instancia es secundario a esta información clave. Mire abajo para ver la consistencia del diseño que he usado para lograr una jerarquía visual.
Para los elementos importantes, he usado un color uniforme que contrasta bien con el fondo y amplió / en negrita estos elementos para que se destaquen de todo lo demás en la página. De esta manera, el lector toma estos tres bits de información, incluso si solo rozan la página por un minuto. Intente echar un vistazo al diseño terminado de arriba sin leer intencionalmente nada. Tenga en cuenta que incluso cuando sus ojos se mueven alrededor de la página, se sienten atraídos por los elementos con mayor contraste.
Accesibilidad
Una nota final sobre el diseño. Observe que está optimizado para imprimir más allá del requisito de tamaño mencionado anteriormente. Si imprime esta factura en una impresora láser simple en blanco y negro, debería verse bien. Toda la información conservará su legibilidad y la jerarquía visual no se verá comprometida. Además, como no hay rellenos oscuros más grandes que el logotipo del encabezado, debe usar una cantidad mínima de tóner.
Otra cosa importante a considerar es el tamaño y el formato del archivo. Querrá guardarlo en un formato que sea ampliamente aceptado, como .pdf o .doc, y verlo para asegurarse de mantenerlo a unos pocos cientos de KB como máximo (cuanto más pequeño, mejor). Esto garantiza que el archivo no sea bloqueado por ningún servidor de correo electrónico delicado y puede ser recibido fácilmente por alguien con una conexión a internet menos que estelar.
Estos pueden parecer detalles insignificantes, pero las cosas pequeñas desempeñan un papel importante en la percepción del documento por parte de otros. Una buena factura es aquella que no lo convierte en soporte técnico para nadie que intente recibirlo.
Más ideas destacadas
Para rematar nuestra discusión de características útiles, aquí hay algunas más que tal vez quiera incluir:
- Totales automáticos: ¡Construye tu factura en Excel o Números y configura fórmulas para hacer todas las matemáticas molestas por ti!
- PDF interactivo: Hay mucho que puedes hacer con un PDF para hacerlo más interactivo, pero es mejor mantenerlo limitado a las funciones que pueden usar la mayoría de los lectores, como convertir cualquier correo electrónico o web dirigido a enlaces en vivo (se puede hacer clic)
- Integración de PayPal: Tómelo en línea e incluya un botón de PayPal para que los clientes puedan conectarse fácilmente al servicio y enviarle dinero.
Aplicaciones de facturación
¿No quiere molestarse con la molestia de crear sus propias facturas? Echa un vistazo a estos artículos sobre aplicaciones web que te ayudarán a hacer el trabajo.
- Seis revisiones: 20 herramientas de facturación para diseñadores web
- 1er diseñador web: 5 excelentes herramientas gratuitas para sus necesidades de facturación
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Muéstrame el tuyo
En resumen, una factura bien diseñada debe centrarse en tres aspectos clave: de quién es, cuándo se debe y cuánto. También asegúrese de detallar su trabajo y de dar descripciones completas para evitar confusiones. Finalmente, dale un poco de tu propia personalidad sin distraerte demasiado del contenido principal.
Ahora que ha visto mi intento de obtener una factura decente, háganos saber qué haría para mejorarlo aún más. Mejor aún, incluya un enlace a su propia factura y cuéntenos sobre sus características clave.
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