La temida reunión de lanzamiento del proyecto. Está en tu calendario. No puedes evitarlo. Pero puede hacer que sea un evento más memorable que ayude a generar creatividad entre los miembros de su equipo.
El inicio de cada proyecto debe estar marcado con entusiasmo y anticipación. Es el momento en que usted y su equipo aprenden sobre un nuevo cliente o idea y realmente vuelven a los conceptos básicos de la lluvia de ideas y la generación de ideas. Puede y debe ser una de las partes más importantes de un proyecto de diseño y debe ser todo menos aburrido.
Desarrollar un plan previo a la reunión
Una buena reunión comienza en las fases de planificación. Debe recopilar materiales de diseño y preparar un paquete de información para el equipo. También es una buena idea enviar información de diseño antes de la reunión para que los diseñadores puedan comenzar a pensar en el proyecto.
Aquí hay diez consideraciones previas a la reunión para pensar:
- Tamaño del equipo
- Prepare un breve resumen del diseño (un párrafo o tres viñetas) según las necesidades del cliente
- Esquema de objetivos y cronograma del proyecto
- Realizar entrevistas con el cliente.
- Mostrar productos actuales o visionarios.
- Desarrollar un esquema o plan en bruto
- Crear una lista de entregables deseados
- Determinar los factores de éxito.
- Comprender especificaciones técnicas o necesidades.
- Crear una agenda de reunión
Crea el entorno adecuado. Reorganice los muebles de la sala de reuniones para que las personas se sienten juntas cara a cara; Evitar una disposición de estilo auditorio. Considere decoraciones o música u otros elementos que no sean la norma. Los elementos de sorpresa pueden involucrar a un equipo rápidamente y cambiar sus percepciones de lo que se supone que es una reunión.
Establecer el tono correcto para el inicio
El tono de la reunión de inicio debe reflejar el tono del proyecto, por lo que la reunión pone al equipo en la mentalidad correcta. La reunión también debe estar diseñada para fomentar el pensamiento creativo y es posible que no se realice mejor en una mesa de juntas.
Divida la reunión en varias partes:
- Introducción
- Reunión creativa
- Actividad
- Sesión de preguntas y respuestas
- Reunión creativa
- Tarea y tareas
- Establecer seguimiento
Usabilty.gov tiene un gran conjunto de guías de preguntas diseñadas para crear proyectos digitales, pero se pueden ajustar para casi cualquier objetivo de diseño. Recuerde que el objetivo de la reunión de inicio es salir con un equipo que esté entusiasmado con un proyecto y que tenga una idea común de los objetivos, resultados y visión para el éxito.
Proporcionar información utilizable, pero no demasiado
Si su reunión es un lugar para distribuir y leer un resumen de diseño, es poco probable que salga con la emoción y las ideas que anticipa. La reunión funcionará mejor si la información se divide en partes pequeñas y utilizables. Guardar la documentación masiva para después de la reunión.
Entonces, ¿qué tipo de información necesita el equipo en la reunión inicial para comenzar? En pocas palabras, necesitan imágenes. Recordar el? Mostrar, no decir, filosofía ?. Este es un equipo de diseño. Mostrar al cliente. Mostrar el proyecto. Mostrar la competencia. Luego haga que el equipo muestre sus ideas iniciales.
Planificar una actividad
Sentado alrededor de una mesa no es mi idea de cómo empezar a pensar creativamente. Ayuda a moverse o pensar en formas alternativas.
Una actividad o juego planificado puede ser la idea correcta para ayudar a comprometer los músculos del pensamiento. Y puedes abordarlo de una de dos maneras:
- Como actividad relacionada con el proyecto.
- Como una actividad no relacionada diseñada para borrar la paleta creativa.
Cualquiera de las opciones puede ser una manera efectiva de motivar a un equipo y ayudarlos a comenzar a funcionar como un grupo. (Esto puede ser especialmente importante para las personas que pueden no haber trabajado juntas en el pasado).
Tres ideas para actividades relacionadas con proyectos:
- Cree un mapa conceptual para delinear cómo se ve el proyecto y cómo se unirá. Agregue un giro divertido a la actividad, como hacer un mapa sin palabras, para que los bocetos se junten de una manera inusual o interesante.
- Hacer una ordenación de tarjetas de priorización. Dele a todos una pila de fichas y escriba qué elementos del proyecto son más importantes. Luego arregla las cartas por prioridad.
- Crear un control visual de la tripa. Mostrar imágenes del proyecto actual y proyectos similares o competidores. Con solo una mirada, haga que los miembros del equipo noten cómo la imagen los hace sentir en una palabra. Las imágenes con asociaciones de palabras de conexión para el proyecto pueden generar un debate acerca de cómo proceder.
Tres títulos de libros que contienen ideas geniales para actividades creativas o lluvia de ideas con un grupo:
- ¿Cafeína para el equipo creativo? por Stefan Mamaw (uno de mis favoritos!)
- ? Creative Grab Bag: Retos inspiradores para artistas, ilustradores y diseñadores? por Ethan Bodnar
- ? Taller creativo: 80 desafíos para mejorar sus habilidades de diseño? por David Sherwin
Configurar un cronómetro
Reuniones como esta pueden ser largas y consumir rápidamente. Lleve un cronómetro y apéguese a la agenda y las tareas a mano.
La duración exacta de una reunión de inicio puede variar según su equipo o proyecto. Algunas compañías tienen un plan de inicio de un día para proyectos grandes, con grupos más pequeños entrando y saliendo del evento estilo fiesta. Otras reuniones se estructuran como sesiones de trabajo más cortas (piense de 1 a 2 horas) donde se lleva a cabo la planificación inicial de un proyecto.
Prepare una comida para llevar sólida
Los diseñadores deben salir de la sala de reuniones con algo que hacer y un resumen de dónde ir. (Recuerde que esta reunión los tiene todos preparados para el proyecto en cuestión).
Asegúrese de que su equipo tenga todo lo que necesita para comenzar una vez que finalice la reunión. (Piense en las consideraciones previas a la reunión). Me gusta preparar un kit de herramientas de diseño con cada diseñador. En estos días, el kit de herramientas es en realidad una unidad de disco USB, mientras que en el pasado podría haber sido una carpeta llena de golosinas.
El kit debe contener lo siguiente:
- Parámetros de diseño y estilo, como la paleta de colores y fuentes, el uso del estilo y las pautas de la marca.
- Diseño breve y alcance del proyecto.
- Plazos y tareas asignadas.
- Imágenes, logos u otros materiales.
- Ejemplos de paquete de diseño actual y materiales o sitio web.
- Imágenes que el cliente le gusta o ha notado para el proyecto.
- Contacto y lista de tareas para el equipo del proyecto.
Conclusión
La planificación de una reunión debe utilizar el mismo pensamiento creativo que se necesita para diseñar un gran proyecto. Piense fuera del cuadro de la reunión para ayudar a que su equipo se reúna para algo con lo que puedan emocionarse.
Incluso algo tan simple como reorganizar la habitación o una decoración inesperada puede ayudar a que las personas participen en una reunión. ¡Sea creativo y buena suerte!
Fotos de archivo Cortesía del mercado creativo.