Las hojas de cálculo son cojas. No hay dos maneras de hacerlo. Los diseñadores odiamos las hojas de cálculo porque son un brillante ejemplo de datos aburridos presentados de una manera aburrida.
Desafortunadamente para los diseñadores, las hojas de cálculo son un mal necesario e incluso podrían considerarse una herramienta excelente y esencial en el mundo de los negocios. Hoy veremos cómo mejorar tanto la estética como la legibilidad de sus hojas de cálculo con algunos principios de diseño súper básicos que, literalmente, cualquiera puede seguir. ¡Empecemos!
El documento de inicio
Para empezar necesitaremos una hoja de cálculo real. Aquí hay uno con formato casi cero. Hay un montón de datos introducidos y organizados en secciones, pero no se ha hecho mucho más.
Arregla tu alineación
Como señalo en casi todas nuestras discusiones de diseño, la tendencia aquí será alinear todas las columnas o muchas de ellas como en el ejemplo anterior. Por alguna razón, tenemos en mente que una alineación central facilita la lectura de los datos.
En realidad, las columnas de datos alineadas en el centro hacen que sus ojos sigan un borde irregular y, por lo tanto, tienden a tardar más en leer debido al aumento del movimiento (sutil pero presente).
Para abordar este problema, vamos a dar a todos los datos una alineación izquierda fuerte. Esto puede parecer aburrido (¿no es eso lo que intentamos evitar?), Pero confía en mí, hace que el documento sea mucho más atractivo y fácil de usar.
Crear encabezados claros
Nuestra hoja de cálculo inicial ya ha dado un paso importante en la creación de encabezados que se destacan al formatear los encabezados en mayúsculas. Aunque esto no es de ninguna manera una necesidad, les ayuda a diferenciarse claramente del resto del contenido.
Sin embargo, debemos llevar este principio un poco más lejos para que sea realmente efectivo. Si echa un vistazo a la imagen de arriba, notará que el texto sigue siendo básicamente igual. Probablemente sabrá cómo solucionar este problema de manera intuitiva, pero asegúrese de que cada paso que tome para diseñar un documento sea intencional con una lógica clara.
Como probablemente habrás adivinado, vamos a querer poner en negrita los encabezados. Esta es una manera rápida y fácil de asegurarse de que sus encabezados estén recibiendo la atención que merecen.
Recuerde no volverse loco con las letras en negrita, ahora que ha convertido el texto en negrita en el diferenciador clave de los encabezados, las palabras en negrita causarán confusión visual. Si intentas hacer que todo sea especial, nada va a ser especial.
Usa colores para el bien y no para el mal
Agregar color es fácil y divertido, ¿verdad? ¡No te puedes equivocar con un poco de color! Adivina otra vez. El otro día vi una hoja de cálculo real que usaba colores similares a los de abajo.
Puede ser difícil para muchos aceptar esto, pero esto es feo. Y no quiero decir que esté demasiado ocupado, quiero decir irreparablemente, que tus ojos sangren feos. Si terminas con algo que recuerda vagamente a la hoja de cálculo anterior, borra todo y vuelve a empezar porque has fallado.
La clave para usar el color en una hoja de cálculo es usar la restricción. No actúes como un niño que acaba de obtener su primer juego de pintura. En su lugar, piense en dónde el color realmente mejorará la legibilidad del documento. En nuestro caso, recuerda que nos estamos enfocando en los encabezados. Este es un lugar natural para comenzar con el color.
¿Ves cuánto realmente llaman la atención los encabezados? Este poco de color ha mejorado enormemente la velocidad a la que puede escanear el documento porque ahora cada sección está claramente definida.
Rayas de cebra
Zebra striping es otra herramienta increíblemente útil que puede arruinar fácilmente un documento en las manos equivocadas. La razón por la que lo implementamos es porque esos números en la parte derecha no son muy fáciles de conectar con las categorías de la izquierda. Sus ojos deben atravesar demasiado espacio en blanco y pueden perderse fácilmente y establecerse en el número equivocado.
Echa un vistazo a cuánto se mejora esto con unas pocas rayas simples.
Ahora es mucho más fácil conectar esos números distantes a la categoría apropiada. Note cuán sutiles son las rayas. Si los hubiera oscurecido, habrían comenzado a competir con los encabezados por la prominencia visual. Además, un poco de contraste es bueno si se coloca en los lugares correctos, demasiado contraste en toda la página puede hacer que te duelen los ojos.
Espacio para respirar
Una tendencia que veo en muchas hojas de cálculo es formatear las celdas para que sean lo suficientemente grandes como para adaptarse al contenido y no una fracción de pulgada más. La lógica tiene sentido, estás tratando de meter mucha información en un espacio pequeño para ahorrar papel, desplazarte, etc.
Al intentar ahorrar espacio, a menudo se sacrifica gran parte del atractivo del diseño. No tengas miedo de un pequeño espacio en blanco, tanto en altura como en anchura. Muchas hojas de cálculo en estos días son puramente digitales y nunca se imprimen, por lo que el argumento en papel no siempre se aplica.
La única diferencia entre la hoja de cálculo de arriba y la de abajo es que agregué algo de altura y anchura a las celdas. Si echa un vistazo rápido a cada uno de ellos, no puede evitar sentir que la hoja superior se ve un poco descuidada y poco profesional, mientras que la inferior se ve bien y limpia.
Salir de la hoja de cálculo
¿Recuerdas lo que dije al principio del artículo? Las hojas de cálculo son aburridas. Incluso con todos los pequeños retoques que hicimos, todavía tienes una gran página aburrida llena de números.
Si está enviando un informe a su jefe, cliente o maestro y entrega una hoja de cálculo simple, no hay mucho que impresionar fuera de su formato (y su trabajo, por supuesto). Sin embargo, es mejor dejar una buena impresión desde el principio, tan pronto como la persona vea el documento. De vuelta en la universidad, no puedo decirte cuántos de mis profesores de escuelas de negocios escribieron "¡Parece increíble!" en un informe que entregué simplemente porque fui un paso más allá de todas las personas que entregaron un documento de aspecto sencillo.
La mejor manera que he encontrado para arreglar una hoja de cálculo es matar la hoja de cálculo. Lo que quiero decir con esto es usar las hojas de cálculo más como una forma rápida y fácil de formatear una tabla elegante y menos un producto final. Por supuesto, si necesita actualizar constantemente los números en una hoja llena de fórmulas, deberá mantener la hoja de cálculo. Sin embargo, en la mayoría de las demás circunstancias, puede mejorar enormemente su producto final haciendo algo como esto:
De repente, nuestros datos aburridos se ven fantásticos! La razón de esto es que no estamos abrumados por la cuadrícula gigante de datos interminables, sino que vemos fragmentos manejables de información claramente separada y fácilmente legible.
Este documento se ve mucho mejor que la hoja de cálculo original, por lo que su jefe, sin duda, le ofrecerá una promoción y un aumento de sus deslumbrantes habilidades de diseño. Ok, probablemente no. De hecho, ¡puede que solo resulte en que te quedes estancado permanentemente con el trabajo de arreglar las hojas de cálculo de todos los demás!
Conclusión
En resumen, todos en el mundo profesional han tenido su parte justa de hojas de cálculo cojas y difíciles de leer. Su trabajo a partir de este momento es considerar siempre cómo puede mejorar tanto la funcionalidad como la estética de sus documentos.
Recuerde observar sus alineaciones, crear encabezados claros, usar el color de manera inteligente y selectiva, considerar el uso de rayas de cebra sutiles y salir siempre de la hoja de cálculo para el producto final (cuando pueda).
Deja un comentario a continuación y dinos los trucos que utilizas para mejorar tus hojas de cálculo. Aún te quedan muchos elementos para discutir e intentar: resaltar celdas importantes, variar fuentes, diferenciar tu primera columna y mucho más.