Excel es una de las aplicaciones en el paquete de Office que es igualmente útil en el lugar de trabajo y en el hogar o la oficina en el hogar. Excel es capaz de almacenar grandes cantidades de información; a veces esa información se vuelve demasiado difícil de manejar, de modo que el uso de los datos almacenados en una hoja de cálculo de Excel se vuelve cada vez más complicado a medida que el archivo crece.
Usado más a menudo en la configuración comercial, los usuarios domésticos a menudo no saben que puede agrupar y contraer filas y columnas en una hoja de cálculo de Excel para ocultar información hasta que sea necesaria. Esto es especialmente útil cuando usa fórmulas en una hoja de cálculo para resumir información y solo está interesado en esos resúmenes la mayor parte del tiempo.
Agrupar filas y columnas en una hoja de cálculo de Excel
Supongamos que tiene una hoja de cálculo de Excel que se parece a la que se muestra a continuación. Observe que hay varias celdas que contienen datos y que cada conjunto de datos se resume en una celda separada (B6, B13 y B20).
El problema que tiene es que los datos en las celdas (B1 a B5, B8 a B12 y B15 a B19) no le son útiles de manera regular; solo se preocupa por los valores total, promedio y máximo para cada conjunto de datos, respectivamente.
Usando Excel's Grupo función, puede agrupar estos datos por separado y contraerlos fuera de la vista. Cuando necesite ver o editar los datos, puede expandir los grupos y trabajar con ellos nuevamente.
Como ejemplo, agrupemos las filas de la 8 a la 12, las colapsamos y dejemos solo el Promedio en la fila 13. Comience seleccionando las filas 8 a 12 con su mouse. Haga clic en el Datos pestaña en el Cinta y localizar una sección de la Cinta etiquetado contorno. Haga clic en el botón etiquetado. Grupo y seleccione Grupo desde el menu.
Inmediatamente notará un cambio en la hoja de cálculo de Excel que tal vez nunca haya visto antes. Junto a las filas 8 a 12, hay una línea que conecta estas filas a la izquierda y hay un signo menos junto a la fila 13. Esto significa que las celdas 8 a 12 son parte de un grupo que actualmente está expandido.
Si hace clic en el signo menos junto a la fila 13, las filas 8 a 12 se colapsarán y el signo menos se convertirá en un signo más. Esto también significa que las filas 8 a 12 son parte de un grupo y que el grupo está actualmente colapsado.
Al hacer clic en el signo más se expandirá el grupo nuevamente. Además, tenga en cuenta que cuando están contraídas, las filas en la hoja de trabajo van a la derecha de la fila 7 a la fila 13, una señal segura de que algunas de las filas en la hoja de trabajo se han agrupado y están actualmente colapsadas.
Si hacemos lo mismo para las filas 1 a 5 y las filas 15 a 19, vemos que cuando estas filas se agrupan y colapsan, los datos originales se ocultan de la vista, lo que hace que las celdas importantes se encuentren más fácilmente. Observe que los tres signos más en el margen izquierdo de la hoja de cálculo indican que actualmente hay tres grupos de filas contraídas.
Agrupar y contraer celdas en Excel no está limitado a filas; También puedes agrupar y contraer columnas. Incluso es posible crear grupos dentro de grupos para organizar mejor los datos que se han vuelto difíciles con los que trabajar en una hoja de cálculo de Excel.