Las personas a menudo asignan poco valor al "espacio virtual", guardando los archivos al azar en cualquier lugar que sea conveniente, y luego se pegan a ellos mismos y a su computadora porque no pueden encontrar el archivo cuando lo necesitan. Al usar estos consejos como punto de partida, puede reducir el estrés de encontrar archivos y tener un sistema de archivos mucho más organizado en su computadora. Esto también hará que sea mucho más fácil hacer copias de seguridad de sus datos y copiarlos si el sistema necesita ser recargado.
1. Utilice "Mis documentos".
2. Desarrolle un esquema de denominación para los tipos de archivos que crea con más frecuencia y luego cúmplalo.
3. Separe el trabajo continuo y completado. Para evitar que la carpeta Mis documentos se vuelva demasiado difícil de manejar, utilícela solo para los archivos en los que está trabajando. Esto reduce la cantidad de archivos que necesita buscar y la cantidad de datos que necesita respaldar. Cada mes aproximadamente, mueva los archivos en los que ya no trabaja a una carpeta o ubicación diferente, preferiblemente una partición o unidad diferente. Puede archivarlos en una carpeta de su escritorio (incluso podría etiquetarlos como Archivos) o moverlos a una cinta de respaldo o a un CD grabable. Su carpeta Mis documentos, de la que debería hacer copias de seguridad con frecuencia, sigue siendo relativamente pequeña.
4. Mantenga los nombres cortos. Aunque Windows le permite usar nombres de archivo largos, no significa necesariamente que deba hacerlo. Los nombres largos producen exhibiciones desordenadas. La brevedad promueve la claridad. Mantenga los nombres de los archivos cortos usando abreviaturas comunes como "MTG" para la reunión o "ACTG" para la contabilidad. Esto hace que los nombres de los archivos sean más descriptivos.
5. Almacenar como con igual. La restricción de carpetas a un solo tipo de documento (o predominantemente un tipo) le permite aprovechar las plantillas de carpetas en el Explorador de Windows. Esto facilita la búsqueda de archivos. Por ejemplo, con todos sus gráficos en una sola carpeta, es fácil usar la función de visualización y presentación de diapositivas en el Explorador de Windows para encontrar la imagen correcta para su boletín informativo.
6. Evita las estructuras de carpetas grandes. Si necesita poner tantas subcarpetas en una carpeta que no pueda verlas todas de un vistazo, considere crear un menú alfabético.
7. No guardar archivos innecesarios. Sea selectivo con los archivos que guarda. Probablemente no necesite guardarlos todos. Con el correo electrónico, por ejemplo, rara vez necesita conservar todo lo que recibe.
8. Organice los archivos por fechas donde corresponda. Use una fecha en el nombre del documento, como jqp07252006, que significaría el 25 de julio de 2006. Esto pone todos los materiales de JQP juntos y ordenados por fecha.
9. Use nombres comunes. Para facilitar la búsqueda de documentos, nombre sus archivos y carpetas con nombres fáciles de encontrar, como números de modelo, nombres de proyectos o el líder del proyecto en el título.